Статьи

Діяти на випередження: досвід DOPOMOGA Ukraine в організації дистанційної роботи

Компанії, які активно відстежували новини та слідкували за світовими практиками щодо введення жорстких карантинних обмежень для боротьби з епідемією, скоріш за все розуміли: щось подібне в найближчому майбутньому чекає і нашу країні. Власне, це розуміння дало змогу підготуватись до прийдешніх подій.

Так, представники кадрової агенції "DOPOMOGA Ukraine" ще до моменту офіційного оголошення карантину підготували план дій, розподілили ролі, призначили відповідальних і прописали кілька варіантів подій. Катерина Скибська, Генеральний директор компанії, розповіла, що вже на підготовчому етапі в компанії почали проводити онлайн-співбесіди і рекомендували це компаніям-клієнтам. Окрім того робота з виробничим відділом (у даному випадку це рекрутери) включала:

  1. Забезпечення домашній доступ співробітникам до робочої пошти, необхідних папок, баз даних за 2 тижні до початку карантину;
  2. Забезпечення інтернетом і мобільним зв'язком індивідуально, за бажанням кожного із співробітників;
  3. Складання графіка початку роботи на домашньому офісі до початку карантину;
  4. Оформлення правил роботи, введення ранкових міні-планерок, найпростіших і зручних систем звітів, груп, які були б зручними для всіх для спілкування: як особистого, так і робочого;
  5. Проведення категоризації всього виробництва: клієнти, які можуть постраждати максимально під час карантину / кризи; клієнти, які будуть працювати під час карантину / кризи; потенційні клієнти. Це допомогло правильно розподілити наші сили і зусилля виробничого відділу;
  6. Оформлення комунікаційної політики: що і як говорити кандидатам і клієнтам. Адже в подібній ситуації ми всі опинились вперше, і наші клієнти - це наші партнери, для яких "DOPOMOGA Ukraine" – експерт на ринку праці, чия професійна думка для них важлива. А іноді їм потрібна порада, підтримка або інформація про те, що роблять інші компанії. Потрібно бути в курсі і бути готовим дати відповідь.
  7. Підготовка керівників. На їх плечі лягає велика відповідальній в такий важкий час: вони в курсі всіх складнощів і вони в першу чергу займаються «психологічним налаштуванням» співробітників. А моральний аспект - це найважчий пункт, так як до нього не підготуєшся на всі сто і не пропишеш. Співробітники переживають, лякаються, змінюються свою поведінку і роблять це не за графіком і не за розкладом.
  8. Підлаштування під кожного співробітника в будь-якому аспекті. Комусь зручно ходити пішки в офіс і працювати тут наодинці (це один план дій), у когось пакет мобільного або інтернет безлімітний на рік і йому потрібна компенсація іншого виду (другий план дій) і т.д. Загальні правила були по кожному пункту, але перший тиждень допоміг «утрясти» всі питання з кожним і внести зміни в домовленості, щоб це було максимально зручно всім;
  9. «Говорити відразу» - це правило було завжди, але зараз стало максимально актуальним. Всі питання робочого характеру повинні бути озвучені відразу в будь-якій довільній формі в будь-який час. Кожен із співробітників розуміє складність ситуації і знає, як наш бізнес залежить від будь-яких змін в негативну сторону, як важливо зараз бути активним, рішучим і результативним. Питання особистого характеру: сумніви, складнощі знаходження на карантині, депресія - ми як злагоджений організм, ми відчуваємо це і намагаємося вирішити відразу, не ускладнювати і не погіршувати ситуацію.

Така підготовка допомогла всім відділам компанії розподілити свої ресурси і налаштувати всі процеси один за одним, відповідно до пріоритетів. Поступовий вихід на домашній офіс допоміг пом'якшити психологічний ефект обезлюднення офісу, співробітники освоювалися на місцях, налаштовували своє нове домашньо-робоче життя і потім ділились досвідом зі своїми колегами. Керівництво змогло налаштувати організаційні процеси, протестувати нові канали зв'язку, зрозуміти, що потрібно прописати, на що звернути більше уваги. І, звичайно, самі керівники вчилися керувати командами дистанційно - для деяких це був перший досвід.

Детальніше про компанію "DOPOMOGA Ukraine"

Дивіться вакансії компанії та відгукуйтесь на них

Вакансии дня

Комментарии