Статьи

Офіс-менеджер: обов’язки та вимоги

Представники адміністративного персоналу користуються великим попитом на ринку. Дивного тут немає нічого, тому що секретарі, адміністратори та офіс-менеджери потрібні величезній кількості компаній. Визначити перелік вимог, яким потрібно відповідати, щоб отримати роботу, непросто. Вони можуть значно відрізнятись від роботодавця до роботодавця. Але в даному матеріалі ми все ж спробуємо дати пошукачам відповіді на запитання, що найчастіше ставляться. Щоб це зробити, ми проаналізували популярні побажання роботодавців.

Офіс-менеджер: хто ж це такий

Офіс-менеджер – це наступний щабель еволюції такої професії, як адміністратор. Дана спеціальність вважається молодою й такою, що розвивається. Робочі обов’язки та вимоги багато в чому схожі на адміністраторські, але є й певні особливості.

Назва посади повністю відображає суть цієї професії. Насамперед, це «менеджер», тобто керівний співробітник. Він контролює стан офісу, координує роботу інших працівників. Головне завдання цього фахівця – зробити так, щоб робочий процес був максимально коректним і продуктивним.

Відмінність адміністратора від офіс-менеджера полягає в тому, що він не належить до керівної ланки: перший підпорядковується другому. Офіс-менеджера можна в цьому плані порівняти із менеджером з підбору персоналу. І той, і той спеціаліст є керівником, тільки обов’язки менеджера з підбору обмежуються роботою з кадрами, тоді як офіс-менеджер займається господарською діяльністю.

Безпосередній начальник офіс-менеджера – це зазвичай або гендиректор компанії, або заступник директора з персоналу.

Чим займається офіс-менеджер

Ефективність роботи даного фахівця можна оцінити за кількістю проблем, з якими стикаються працівники офісу. Справжній професіонал своєї справи залишається непомітним, тому що до нього немає потреби звертатися: менеджер виконує свою роботу в строк і повною мірою. Якщо ж офісні співробітники зазнають певного дискомфорту, офіс-менеджер – часто перша людина, на яку нарікають.

Перелік обов’язків багато в чому залежить від того, наскільки великою є фірма. Залежно від масштабів свої особливості має й документообіг, й управлінська модель, й інші аспекти роботи.

Якщо йдеться про маленьку контору, будьте готові до того, що вам доведеться виконувати чимало «чужої» роботи. Це може бути, наприклад, рекрутинг, ведення первинної бухгалтерії.

Офіс-менеджер: обов’язки та вимоги

Що входить до обов’язків офіс-менеджера

Обов’язки даного фахівця можна поділити на 5 категорій: управління, адміністрування, господарська діяльність, контроль, звіти.

Управління

Офіс-менеджер має вміти віртуозно налагоджувати робочі процеси. Не будемо оригінальними й скажемо, що офіс має працювати як злагоджений механізм. Багато «поломок» – це вина саме цього працівника. Менеджер має:

  • працювати з персоналом (кур’єрами, адміністраторами, секретарями, спеціалістами з клінінгу, водіями тощо);
  • проводити організацію зустрічей, нарад;
  • займатися плануванням заходів. Основний акцент робиться на безпечну роботу офісу.

Впорядкування роботи офісу загалом – одне з головних завдань.

Адміністрування

Офіс-менеджер займається «паперовою» роботою.

  • Робота з діловою кореспонденцією.
  • Розподіл документів за відділами компанії.
  • Робота із діловодством.

Також до обов’язків з точки зору адміністрування входить організація структури офісу.

Господарська діяльність

У цій категорії є низка організаційних моментів.

  • Закупівля офісної техніки та витратних матеріалів.
  • Забезпечення працівників усім необхідним для роботи.
  • Контролювання роботи офісної техніки, у разі потреби – забезпечення її ремонту, технічного обслуговування.
  • Зберігання цінностей.

Простіше кажучи, завдання офіс-менеджера – зробити так, щоб у співробітників не виникало ситуацій «у мене чогось немає» або «у мене щось не працює».

Контроль

З точки зору контролювання офіс-менеджер виконує такі обов’язки:

  • інвентаризація, ревізія;
  • атестація працівників офісу;
  • контроль стану засобів комунікації та обладнання.

Обов’язки з категорії «звіти» очевидні: необхідно періодично працювати над звітністю для начальства.

Яким вимогам має відповідати офіс-менеджер

Вивчивши вимоги, прописані у вакансіях, ви дійдете висновку, що вони доволі високі. Нічого дивного, адже вище ми переконалися, що на офіс-менеджерів покладаються дуже важливі обов’язки.

Менеджер має розумітися на діловодстві та управлінні, він має розбиратися у вимогах безпеки і бути на «ти» з офісною технікою. Методи планування і принципи постачання – теж must have. Особливо цінується практика, а не суха теорія, тож пошукачі з досвідом мають значну перевагу.

До спеціалізації кандидата роботодавці рідко висувають вимоги, адже вищезгадані навички може мати людина буквально з будь-яким дипломом. Але освіту все ж таки потрібно мати: ідеальний варіант – вища або незакінчена вища. Щоб підвищити шанси, можна пройти відповідні курси.

Soft skills також важливі. Найпопулярніші вимоги: стресостійкість, самодисципліна, терплячість, уважність, усидливість. Є вимоги до комунікативних навичок. Хороший офіс-менеджер знає англійську мову, вміє грамотно спілкуватися усно та письмово, знає норми ведення ділового листування.

Вакансии дня